7 thủ thuật Microsoft Outlook thiết yếu mà người dùng nên biết

Microsoft Outlook không chỉ là một công cụ gửi nhận thư đơn thuần; nó tích hợp nhiều tính năng quản trị giúp tối ưu hóa luồng công việc và quản lý thời gian. Dưới đây là các kỹ thuật quan trọng nhất để làm chủ ứng dụng này:

1. Sử dụng tính năng "Ignore Conversation" để giảm nhiễu

Trong các luồng email trao đổi nhóm (Reply All) kéo dài mà nội dung không còn liên quan đến bạn, tính năng này sẽ giúp dọn dẹp hộp thư đến một cách thông minh.

• Cơ chế: Khi chọn một email và nhấn Ignore (hoặc tổ hợp phím

  Ctrl + Del), Outlook sẽ tự động chuyển toàn bộ các email hiện tại và các phản hồi trong tương lai của luồng thư đó vào thư mục Trash.

2. Trì hoãn gửi thư với "Delay Delivery"

Tính năng này cho phép bạn soạn thảo thư ngay bây giờ nhưng thiết lập thời điểm gửi cụ thể trong tương lai.

• Quy trình: Trong cửa sổ soạn thảo, vào mục Options > Delay Delivery. Tại phần "Do not deliver before", bạn hãy chọn ngày và giờ mong muốn. Thư sẽ được lưu trong Outbox cho đến thời điểm được chỉ định.

3. Tạo "Quick Steps" cho các tác vụ lặp đi lặp lại

Quick Steps hoạt động như các kịch bản tự động hóa một chạm cho các hành động phức tạp.

• Ứng dụng: Bạn có thể tạo một Quick Step để vừa chuyển email vào thư mục lưu trữ, vừa đánh dấu là đã đọc, đồng thời tạo một cuộc hẹn trên lịch dựa trên nội dung thư đó—tất cả chỉ với một lần nhấp chuột.

4. Chuyển đổi email thành nhiệm vụ (Tasks) hoặc cuộc hẹn (Calendar)

Thay vì sao chép nội dung thủ công, bạn có thể tận dụng thao tác kéo-thả để quản lý tiến độ:

• Thực hiện: Kéo một email từ danh sách thư và thả vào biểu tượng Calendar hoặc Tasks ở góc dưới màn hình. Outlook sẽ tự động tạo một mục mới với nội dung email nằm trong phần ghi chú, giúp bạn không bỏ lỡ các kỳ hạn quan trọng.

5. Sử dụng "Mention" để thu hút sự chú ý

Tương tự như trên các nền tảng mạng xã hội, bạn có thể sử dụng ký tự

@ để nhắc tên một người ngay trong nội dung thư.

• Lợi ích: Việc này không chỉ tự động thêm địa chỉ email của người đó vào dòng "To", mà Outlook còn đánh dấu email đó trong hộp thư của người nhận để họ biết mình được nhắc tên trực tiếp.

6. Tối ưu hóa tìm kiếm với "Search Folders"

Thay vì tìm kiếm thủ công nhiều lần, bạn có thể tạo các thư mục ảo để tập hợp các thư thỏa mãn điều kiện nhất định.

• Ví dụ: Bạn có thể tạo một Search Folder cho "Thư chưa đọc", "Thư có đính kèm tệp lớn", hoặc "Thư từ khách hàng quan trọng". Các thư này vẫn nằm ở vị trí cũ nhưng sẽ xuất hiện tập trung trong thư mục ảo này để bạn dễ dàng quản lý.

7. Rút gọn thư với tính năng "Clean Up"

Khi một luồng trao đổi có quá nhiều thư phản hồi lặp lại nội dung của nhau, tính năng Clean Up sẽ giúp tối giản dữ liệu.

• Cơ chế: Outlook sẽ rà soát luồng thư và xóa bỏ các email có nội dung đã được trích dẫn đầy đủ trong các thư phản hồi sau đó, giúp hộp thư đến của bạn trở nên gọn gàng hơn mà không làm mất thông tin.