Thủ thuật Outlook giúp phân loại email nhanh chóng

Inbox Outlook có thể trở thành nơi hỗn loạn nếu bạn nhận nhiều thư mỗi ngày — đặc biệt những email bạn bị cc hoặc chỉ cần “đọc qua” chứ không cần trả lời. Tôi từng gặp tình trạng như vậy và sau khi thử nhiều cách, tôi phát hiện một mẹo đơn giản dùng tính năng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) để Outlook tự phân loại email mà tôi cần ưu tiên trước.

Bạn chỉ cần vào phần View Settings trong tab “View” của Outlook, sau đó chọn Conditional Formatting và tạo quy tắc mới. Ví dụ, tôi tạo quy tắc để các email mà tôi được cc (chứ không phải ở dòng “To”) được đổi sang font nhỏ hơn, màu xám nhạt hơn, để tôi dễ phân biệt nó với email cần hành động trực tiếp. Khi nhìn vào inbox, những email này tự “lùi” lại về nền — khiến tôi chỉ tập trung vào email gửi trực tiếp cho tôi trước.

Tùy từng sở thích, bạn có thể tạo thêm nhiều luật phân loại:

• Những email từ sếp hoặc đồng nghiệp quan trọng hiển thị màu nổi bật

• Email có cụm từ “Invoice”, “Meeting”, “Urgent” được đặt màu hoặc font khác

• Email từ newsletter hoặc quảng cáo được định dạng riêng để dễ quét bỏ

Khi làm như vậy, bạn không phải lướt từng email từng cái để quyết định “cái này quan trọng không”— Outlook tự làm phần bước nhạy cảm ấy cho bạn. Kết quả là inbox trông gọn hơn, bạn dễ nhìn email quan trọng trước mắt hơn và tiết kiệm được khá nhiều thời gian mỗi ngày.