9 mẹo Gmail giúp bạn có thể thoải mái nghỉ trưa

Dưới đây là 9 mẹo Gmail mà Rick Broida đã đề xuất để biến bạn thành một "chiến thần" năng suất:

1. Kích hoạt tính năng "Send and Archive"

Thông thường, sau khi trả lời một email, bạn phải quay lại inbox để lưu trữ (archive) nó.

• Tác dụng: Tính năng này thêm một nút bấm mới giúp bạn vừa gửi thư trả lời, vừa đẩy cuộc hội thoại đó vào kho lưu trữ chỉ bằng 1 cú nhấp chuột.

• Cách bật: Vào Settings > General > Send and Archive.

2. Sử dụng các Phím tắt (Keyboard Shortcuts)

Tác giả khẳng định việc dùng chuột để điều hướng email là một sự lãng phí thời gian khủng khiếp.

• Các phím thần thánh:

  e để lưu trữ, r để trả lời, c để soạn thư mới.

• Cách bật: Vào Settings > General > Keyboard shortcuts on.

3. Tận dụng tính năng "Canned Responses" (nay là Templates)

Nếu bạn thường xuyên phải trả lời những câu hỏi giống hệt nhau, đừng gõ lại chúng.

• Tác dụng: Tạo sẵn các mẫu văn bản và chèn vào email chỉ trong 2 giây.

• Cách bật: Vào Settings > Labs (thời đó là Labs, nay nằm trong tab Advanced với tên gọi Templates).

4. Sử dụng "Filters" để tự động hóa

Đừng để những email thông báo mạng xã hội hay bản tin (newsletters) làm phiền Inbox của bạn.

• Mẹo: Thiết lập bộ lọc để các email này tự động đánh dấu đã đọc (

  Mark as read) và gán nhãn (Apply label) mà không bao giờ xuất hiện ở Inbox.

5. Dùng dấu "+" để tạo địa chỉ email vô hạn

Gmail có một tính năng ẩn tuyệt vời: Bạn có thể thêm dấu

+ và bất kỳ từ nào vào sau tên người dùng (ví dụ: tenban+shopping@gmail.com).

• Lợi ích: Bạn dùng địa chỉ này để đăng ký mua hàng. Sau đó, bạn có thể tạo một Filter để tất cả thư gửi đến địa chỉ

  +shopping này sẽ vào một thư mục riêng thay vì làm loạn Inbox.

6. Sử dụng "Undo Send" (Tính năng cứu mạng)

Bạn đã bao giờ nhấn "Gửi" rồi mới nhận ra mình gõ sai tên sếp hoặc quên đính kèm file chưa?

• Tác dụng: Gmail sẽ giữ lại email trong vài giây (từ 5-30 giây) để bạn có cơ hội nhấn "Undo" để thu hồi.

• Cách bật: Vào Settings > General > Undo Send.

7. Tính năng "Don't Forget Bob" (Gợi ý nhóm)

Vào năm 2010, đây là một tính năng của Gmail Labs. Khi bạn gửi thư cho 2 người thường xuyên làm việc chung, Gmail sẽ gợi ý thêm người thứ 3 để bạn không bỏ sót thành viên trong nhóm.

8. Xem trước file đính kèm (Google Docs Previews)

Thay vì phải tải file về máy rồi mới mở bằng Word hay Excel, hãy kích hoạt tính năng xem trước ngay trong trình duyệt. Điều này giúp bạn kiểm tra nội dung cực nhanh trước khi quyết định có cần xử lý sâu hơn hay không.

9. Chế độ "Offline Gmail"

Vào thời điểm internet không phải lúc nào cũng có sẵn (như trên máy bay hay tàu hỏa), tính năng này giúp bạn soạn thư và quản lý hộp thư mà không cần mạng. Khi có kết nối trở lại, các thư sẽ tự động được gửi đi.

---

💡 Nhận xét của tôi

Thật thú vị khi thấy những tính năng từng được coi là "mẹo nâng cao" hoặc nằm trong mục thử nghiệm (Labs) vào năm 2010 như Undo Send hay Templates nay đã trở thành những tính năng mặc định và thiết yếu của Gmail.

Nếu bạn áp dụng tất cả các mẹo này, hòm thư của bạn sẽ thực sự đạt trạng thái Inbox Zero (hộp thư trống), và bạn hoàn toàn có thể thảnh thơi đi ăn một bữa trưa dài mà không lo bị ngập trong email khi quay lại.