Cách chọn giải pháp email được lưu trữ trên máy chủ

Vào thời điểm đó, các công ty thường phải duy trì một máy chủ vật lý cồng kềnh trong văn phòng để chạy email (thường là Microsoft Exchange). Bài viết đã phân tích lý do tại sao họ nên chuyển sang các giải pháp Email lưu trữ (Hosted Email) – tiền thân của các dịch vụ SaaS (Phần mềm dưới dạng dịch vụ) hiện nay.

Dưới đây là tóm tắt những điểm cốt lõi của bài viết:

1. Tại sao phải "Lên mây" (Hosted)?

Tác giả nêu ra 3 lý do chính khiến việc tự vận hành máy chủ email trở thành gánh nặng:

• Chi phí: Không phải mua máy chủ, không phải trả tiền điện và không cần thuê một nhân viên IT toàn thời gian chỉ để bảo trì nó.

• Bảo mật: Các nhà cung cấp lớn có hệ thống lọc thư rác (Spam) và virus mạnh hơn nhiều so với các giải pháp tự cài đặt.

• Khả năng truy cập: Cho phép nhân viên check email từ điện thoại di động (như BlackBerry hoặc iPhone đời đầu) và từ xa một cách dễ dàng.

2. Hai "Người khổng lồ" đối đầu

Bài viết tập trung vào hai lựa chọn hàng đầu năm 2009:

• Microsoft Hosted Exchange: Dành cho các doanh nghiệp đã quen với Outlook và cần sự chuyên nghiệp tuyệt đối. Đây là dịch vụ mang lại trải nghiệm đầy đủ như máy chủ tại chỗ nhưng do các đối tác của Microsoft (hoặc chính Microsoft) vận hành.

• Google Apps for Business (nay là Google Workspace): Được coi là lựa chọn "hiện đại và tiết kiệm". Vào năm 2009, Google Apps rất hấp dẫn vì nó miễn phí cho các nhóm nhỏ và có giao diện Gmail thân thiện, bộ lọc rác cực tốt.

3. Các tiêu chí lựa chọn quan trọng

Oliver Rist đưa ra một "danh sách kiểm tra" (checklist) cho các chủ doanh nghiệp:

• Dung lượng lưu trữ: Năm 2009, dung lượng 25GB của Google Apps được coi là "khổng lồ".

• Khả năng đồng bộ: Dịch vụ có hỗ trợ ActiveSync để đồng bộ email, lịch và danh bạ lên điện thoại theo thời gian thực không? (Điều này cực kỳ quan trọng với người dùng iPhone và Windows Mobile lúc đó).

• Cam kết thời gian hoạt động (SLA): Tác giả khuyên nên chọn các nhà cung cấp cam kết hoạt động 99.9%.

4. Lưu ý về việc di chuyển dữ liệu (Migration)

Đây là phần "đau đầu" nhất. Bài viết cảnh báo rằng việc chuyển hàng nghìn email cũ từ máy chủ văn phòng lên đám mây có thể mất nhiều ngày và đòi hỏi các công cụ chuyên dụng.

💡 Nhìn lại từ năm 2026

Đọc bài viết này giúp chúng ta thấy được sự thay đổi hoàn toàn của hạ tầng công nghệ:

• Tiêu chuẩn mặc định: Năm 2009, "Hosted Email" là một lựa chọn cân nhắc. Năm 2026, hầu như không còn doanh nghiệp nào (ngo trừ các tập đoàn cực lớn hoặc bảo mật đặc thù) tự vận hành máy chủ email tại văn phòng nữa.

• Sự thống trị: Microsoft (với Microsoft 365) và Google (với Google Workspace) đã hoàn toàn thống trị thị trường này, đúng như những gì bài viết dự báo.

• Dung lượng: Con số vài GB từng được coi là nhiều, nay chúng ta đã quen với đơn vị TB và việc lưu trữ đám mây trở thành một phần tất yếu của cuộc sống.

Bạn có nhớ thời kỳ chúng ta phải "dọn dẹp" hòm thư liên tục vì sợ đầy dung lượng vài trăm MB không?