Google Voice giúp doanh nghiệp nhỏ tạo ấn tượng mạnh mẽ hơn.

Đây là một bài viết từ tháng 11/2009 trên PCWorld (tác giả Zack Stern), được viết trong giai đoạn Google Voice vẫn còn là một dịch vụ mới lạ và đang trong quá trình thử nghiệm (Beta).

Bài viết này tập trung vào cách các doanh nghiệp nhỏ (SMB) có thể sử dụng Google Voice để tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp và quy mô như một tập đoàn lớn mà không tốn kém chi phí lắp đặt hệ thống tổng đài phức tạp.

Dưới đây là những lợi ích cốt lõi mà Google Voice mang lại cho doanh nghiệp vào thời điểm đó:

1. Một số điện thoại duy nhất cho tất cả (One Number)

Thay vì phải cung cấp số nhà riêng, số văn phòng và số di động, Google Voice cung cấp cho bạn một số điện thoại duy nhất.

• Tác dụng: Khi có khách hàng gọi đến số Google Voice, tất cả các điện thoại của bạn (văn phòng, di động, nhà riêng) sẽ cùng reo. Bạn có thể nghe máy ở bất cứ đâu, tạo cảm giác doanh nghiệp luôn có người trực máy 24/7.

2. Hệ thống lời chào chuyên nghiệp (Professional Call Screening)

Tác giả nhấn mạnh tính năng yêu cầu người gọi xưng tên trước khi cuộc gọi được kết nối.

• Lợi ích: Bạn sẽ nghe thấy tên người gọi trước khi quyết định bắt máy. Điều này giúp bạn chuẩn bị tâm thế (hoặc kịch bản trả lời) chuyên nghiệp hơn, hoặc chuyển cuộc gọi thẳng vào hộp thư thoại nếu đó là cuộc gọi không mong muốn.

3. Chuyển thư thoại thành văn bản (Voicemail-to-Text)

Vào năm 2009, tính năng này được coi là "phép thuật".

• Lợi ích: Google Voice tự động dịch nội dung lời nhắn thoại thành văn bản và gửi vào email của bạn. Tác giả đánh giá cao việc chủ doanh nghiệp có thể đọc lướt qua nội dung thư thoại ngay trong một cuộc họp mà không cần phải ra ngoài để nghe điện thoại.

4. Thiết lập lời chào theo nhóm (Custom Greetings)

Bạn có thể thiết lập các lời chào khác nhau cho từng nhóm người gọi:

• Khách hàng: Nghe lời chào trang trọng của công ty.

• Gia đình: Nghe lời chào thân mật.

• Điều này giúp phân loại đối tượng ngay từ bước tiếp cận đầu tiên, một tính năng vốn trước đây chỉ có trên các hệ thống PBX đắt tiền.

5. Ghi âm cuộc gọi dễ dàng

Chỉ cần nhấn phím 4 trong khi đàm thoại, bạn có thể ghi âm lại toàn bộ cuộc gọi.

• Tác dụng: Cực kỳ hữu ích cho các doanh nghiệp cần lưu lại thông tin đơn đặt hàng hoặc các thỏa thuận miệng với đối tác mà không cần thiết bị ghi âm chuyên dụng.

💡 Tại sao bài viết này lại có giá trị vào năm 2009?

Lúc bấy giờ, các doanh nghiệp nhỏ thường bị "lép vế" về mặt hình ảnh so với các công ty lớn do thiếu hạ tầng viễn thông. Google Voice đã "dân chủ hóa" các tính năng viễn thông cao cấp bằng cách cung cấp chúng hoàn toàn miễn phí (hoặc giá cực rẻ).

⏳ Góc nhìn từ năm 2026

Đến nay, Google Voice vẫn tồn tại nhưng đã trở thành một phần của Google Workspace dành cho doanh nghiệp với sự tích hợp sâu của AI:

• AI tóm tắt cuộc gọi: Không chỉ là chuyển văn bản, AI hiện nay có thể tóm tắt các điểm chính của cuộc gọi và tạo danh sách việc cần làm (to-do list) cho bạn.

• Chống thư rác: Công nghệ lọc cuộc gọi rác (spam) bằng AI đã tiến xa hơn rất nhiều so với phương pháp thủ công của năm 2009.

Bạn có đang sử dụng số điện thoại ảo nào cho công việc kinh doanh của mình không, hay bạn vẫn ưu tiên dùng số di động cá nhân?