Mẹo Microsoft Outlook đơn giản giúp tôi phân loại email trong chớp mắt

Việc quản lý hàng trăm email mỗi ngày có thể biến hộp thư đến của bạn thành một bãi chiến trường. Thay vì phải thủ công kéo thả từng email vào các thư mục khác nhau, có một tính năng "quyền năng" nhưng thường bị bỏ qua: Search Folders (Thư mục tìm kiếm).

Đây là cách biến Outlook từ một đống hỗn độn thành một hệ thống tự động hóa hoàn hảo.

1. Search Folder là gì?

Khác với các thư mục thông thường, Search Folder là một thư mục ảo. Nó không thực sự "chứa" email mà chỉ hiển thị các thư thỏa mãn một điều kiện nhất định mà bạn đặt ra.

Lợi ích: Email vẫn nằm yên trong Inbox hoặc thư mục gốc, nhưng bạn có thể xem chúng tập trung ở một nơi khác mà không cần di chuyển, tạo bản sao hay làm xáo trộn cấu trúc hộp thư.

2. Cách thiết lập chỉ trong vài giây

1. Cuộn xuống dưới cùng của danh sách thư mục ở cột bên trái, tìm mục Search Folders.

2. Nhấp chuột phải vào đó và chọn New Search Folder.

3. Một cửa sổ hiện ra với nhiều lựa chọn có sẵn:

   • Unread mail: Tập hợp tất cả thư chưa đọc để bạn không bỏ lỡ.

   • Mail flagged for follow up: Tập hợp các thư đã gắn cờ cần xử lý.

   • Mail from specific people: Tập hợp thư từ các đối tác hoặc sếp quan trọng.

4. Chọn tiêu chí bạn muốn và nhấn OK.

3. Tại sao mẹo này lại hiệu quả?

• Cập nhật theo thời gian thực: Ngay khi có email mới thỏa mãn điều kiện (ví dụ: thư từ khách hàng A), nó sẽ tự động xuất hiện trong Search Folder mà bạn không cần làm gì thêm.

• An toàn tuyệt đối: Vì đây là thư mục ảo, nếu bạn xóa Search Folder, các email gốc vẫn an toàn trong hộp thư đến.

• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm: Thay vì dùng thanh tìm kiếm mỗi khi cần, bạn chỉ cần một lần nhấp chuột vào Search Folder đã tạo sẵn.

4. Tùy chỉnh chuyên sâu (Custom Search Folder)

Nếu các gợi ý có sẵn chưa đủ, bạn có thể chọn Create a custom Search Folder ở cuối danh sách. Tại đây, bạn có thể thiết lập các điều kiện phức tạp như:

• Email chứa từ khóa cụ thể trong tiêu đề.

• Email có tệp đính kèm dung lượng lớn (để dọn dẹp dung lượng).

• Email được gửi trực tiếp cho bạn (không phải qua danh sách gửi thư chung).

Lời kết: Search Folders giúp bạn duy trì một hộp thư ngăn nắp mà không tốn công sức quản lý thủ công. Đây là công cụ không thể thiếu cho bất kỳ ai muốn làm chủ luồng công việc trong Outlook.

Bạn có muốn tôi hướng dẫn cách