Đừng gửi tài liệu Word trước khi chạy kiểm tra “ẩn” này

Microsoft Word lưu rất nhiều thông tin “ẩn” trong tài liệu mà bạn khó nhìn thấy: tên tác giả, lịch sử chỉnh sửa, bình luận, dữ liệu ẩn… Những dữ liệu này đôi khi tiết lộ thông tin cá nhân hoặc riêng tư nếu bạn gửi tài liệu ra ngoài (cho đối tác, khách hàng, công ty khác). Vì vậy, trước khi chia sẻ tài liệu Word, bạn nên dùng công cụ kiểm tra nội dung ẩn để loại bỏ những thông tin không cần thiết.

Công cụ Document Inspector và cách sử dụng

• Mở tài liệu trong Word, vào File → Info

• Chọn Check for Issues → Inspect Document

• Word sẽ quét nhiều loại thông tin: thuộc tính tài liệu, siêu dữ liệu, thay đổi đã ghi, bình luận, vùng ẩn…

• Với mỗi loại có dấu chấm than (!) là có dữ liệu cần xem — bạn nhấn Remove All để loại bỏ

• Chạy lại kiểm tra để đảm bảo không còn dấu cảnh báo nào — lúc đó tài liệu đã “sạch” để gửi ra ngoài

Sau khi làm xong, tài liệu bạn gửi sẽ không chứa những thông tin riêng tư không mong muốn của bạn.

Vì sao cần làm việc này

• Khi gửi tài liệu ra ngoài, bạn có thể tiết lộ tên người chỉnh sửa, chi tiết lịch sử chỉnh sửa cho người khác.

• Dữ liệu ẩn đôi khi chứa thông tin cá nhân, email, tên máy tính hoặc đường dẫn file tên người dùng — có thể bị lợi dụng.

• Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, việc gửi tài liệu “sạch” thể hiện sự chuyên nghiệp và bảo vệ quyền riêng tư.