Microsoft Excel: Cách tắt các tính năng tự động định dạng phiền phức

Excel luôn cố gắng "thông minh" bằng cách đoán xem bạn đang nhập gì để tự động định dạng. Tuy nhiên, nếu bạn đang nhập mã số sinh viên, mã vật tư hay các công thức hóa học, sự thông minh này lại trở thành trở ngại. Đây là cách để bạn tắt chúng đi.

1. Ngăn Excel tự động biến số thành Ngày tháng (Dates)

• Vấn đề: Bạn nhập "1-2" (có ý nghĩa là phần 1, mục 2) nhưng Excel lại tự đổi thành "1-Feb" hoặc "01/02".

• Giải pháp: Excel không có nút "Tắt" hoàn toàn tính năng này trong cài đặt gốc. Tuy nhiên, bạn có thể xử lý bằng 2 cách:

  • Trước khi nhập: Chọn vùng dữ liệu, vào tab Home, trong ô định dạng (Number Format), hãy chuyển từ "General" sang "Text".

  • Mẹo nhanh: Thêm một dấu nháy đơn (') trước khi nhập số (Ví dụ:

    '1-2). Dấu này sẽ không hiện ra trong ô nhưng nó ra lệnh cho Excel giữ nguyên định dạng văn bản.

2. Tắt tính năng tự động tạo Liên kết (Hyperlinks)

• Vấn đề: Mỗi khi bạn nhập một địa chỉ email hoặc URL web, Excel tự động biến nó thành màu xanh có gạch chân và cho phép click vào.

• Giải pháp:

  1. Vào thẻ File > Options.

  2. Chọn mục Proofing và nhấn vào AutoCorrect Options....

  3. Chuyển sang tab AutoFormat As You Type.

  4. Bỏ tích ở ô "Internet and network paths with hyperlinks".

  5. Nhấn OK. Từ giờ, các đường link sẽ chỉ hiện thị dưới dạng văn bản thuần túy.

3. Giữ lại số 0 ở đầu (Leading Zeros)

• Vấn đề: Bạn nhập mã số "00123" nhưng Excel tự động cắt mất hai số 0 và chỉ hiện "123".

• Giải pháp: Tương tự như vấn đề ngày tháng, Excel mặc định hiểu đây là định dạng số (Number). Để giữ số 0, bạn cần định dạng vùng đó là Text trước khi nhập, hoặc sử dụng định dạng tùy chỉnh (Custom Format):

  • Chuột phải vào ô > Format Cells.

  • Chọn Custom. Tại ô Type, nhập số lượng chữ số mong muốn bằng các số 0 (Ví dụ:

    00000 sẽ luôn hiển thị đủ 5 chữ số).

4. Ngừng việc tự động mở rộng Bảng (Tables)

• Vấn đề: Khi bạn nhập dữ liệu ngay sát cạnh một bảng có sẵn, Excel sẽ tự động "gộp" hàng hoặc cột đó vào bảng hiện tại.

• Giải pháp:

  1. Vào lại File > Options > Proofing > AutoCorrect Options....

  2. Ở tab AutoFormat As You Type, bỏ tích ô "Include new rows and columns in table".  

     undefined

      

  3. Cũng tại đây, bạn có thể bỏ tích "Fill formulas in tables to create calculated columns" nếu không muốn Excel tự động sao chép công thức xuống cả cột.

5. Tắt tính năng tự động sửa chữ thường thành chữ hoa

• Vấn đề: Bạn viết tên biến hoặc mã code bắt đầu bằng chữ thường, nhưng Excel tự động viết hoa chữ cái đầu tiên.

• Giải pháp:

  1. Trong cửa sổ AutoCorrect Options (vào như các bước trên).

  2. Ở tab AutoCorrect, bỏ tích ô "Capitalize first letter of sentences".

  3. Nếu không muốn tự sửa lỗi gõ nhầm 2 chữ hoa đầu câu, bỏ tích luôn ô "Correct TWO INitial CApitals".