Cẩm nang sử dụng Excel: Từ các thao tác cơ bản đến quản lý dữ liệu chuyên sâu

Excel là một công cụ phân tích dữ liệu cực kỳ mạnh mẽ nếu người dùng làm chủ được các lớp tính năng từ đơn giản đến phức tạp.

1. Cấp độ cơ bản: Cấu trúc và Hàm tính toán phổ thông

• Quản lý Cell và Range: Hiểu về địa chỉ tuyệt đối (ví dụ:

  $A$1) và địa chỉ tương đối là yếu tố quyết định để sao chép công thức chính xác.

• Các hàm thống kê cơ bản:

  SUM, AVERAGE, COUNT, MIN/MAX. Người dùng nên kết hợp với tính năng AutoSum để tăng tốc độ làm việc.

• Formatting: Sử dụng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) để tự động tô màu các ô thỏa mãn điều kiện nhất định (ví dụ: tô đỏ các khoản chi vượt ngân sách).

2. Cấp độ trung cấp: Xử lý dữ liệu logic

• Hàm dò tìm hiện đại XLOOKUP: Thay thế cho VLOOKUP cũ kỹ, XLOOKUP cho phép dò tìm cả bên trái, bên phải và mặc định trả về lỗi nếu không tìm thấy dữ liệu mà không cần hàm IFERROR bọc ngoài.

• PivotTables (Bảng xoay): Đây là công cụ quan trọng nhất để tóm tắt hàng vạn dòng dữ liệu chỉ trong vài giây. Người dùng có thể nhóm dữ liệu theo ngày, tháng, hoặc phân loại theo vùng địa lý một cách linh hoạt.

• Data Validation: Tạo danh sách thả xuống (Drop-down list) để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu nhập vào, tránh lỗi chính tả gây sai lệch báo cáo.

3. Cấp độ nâng cao: Tự động hóa và Phân tích chuyên sâu

• Power Query: Công cụ dùng để kết nối, làm sạch và biến đổi dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (như tệp CSV, Web, hoặc SQL). Mọi thao tác làm sạch dữ liệu (như xóa cột, đổi định dạng) sẽ được ghi lại và tự động lặp lại khi có dữ liệu mới.

• Macros và VBA: Sử dụng ngôn ngữ lập trình để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại một cách phức tạp. Tuy nhiên, trong thời đại mới, Office Scripts (dựa trên TypeScript) đang dần thay thế VBA để hoạt động tốt hơn trên nền tảng đám mây.