Cách thiết lập trả lời tự động khi vắng mặt (Out of Office) trong Microsoft Outlook

Dù bạn đang đi nghỉ dưỡng, tham gia một hội thảo hay chỉ đơn giản là muốn rời xa hòm thư điện tử một vài ngày, việc thiết lập lời nhắn "Vắng mặt" (Out of Office - OOO) là một phép lịch sự tối thiểu trong công việc. Nó giúp người gửi biết rằng bạn không phớt lờ họ, mà đơn giản là bạn đang không có mặt để phản hồi ngay lập tức.

Dưới đây là cách thiết lập tính năng Trả lời tự động (Automatic Replies) trên mọi phiên bản Outlook.

1. Trên Outlook bản Desktop (Windows và Mac)

Đối với các tài khoản Exchange (như tài khoản công ty hoặc trường học), Outlook có tính năng "Automatic Replies" chuyên dụng:

1. Mở Outlook và nhấp vào thẻ File ở góc trên bên trái.

2. Nhấp vào nút Automatic Replies (Out of Office).

3. Chọn Send automatic replies.

4. Đặt khung giờ: Tích vào ô Only send during this time range và chọn ngày, giờ bắt đầu và kết thúc để bạn không phải lo lắng về việc tắt nó đi khi quay lại làm việc

5. Soạn lời nhắn:

   • Inside My Organization: Lời nhắn dành cho đồng nghiệp trong cùng công ty

   • Outside My Organization: Lời nhắn dành cho khách hàng hoặc đối tác bên ngoài.

6. Nhấn OK để hoàn tất.

2. Trên Outlook phiên bản mới (New Outlook) và Outlook Web

Giao diện của bản Outlook mới và bản trình duyệt web gần như giống hệt nhau:

1. Nhấp vào biểu tượng Răng cưa (Settings) ở góc trên bên phải.

2. Đi tới Accounts > Automatic Replies.

3. Bật công tắc Turn on automatic replies.

4. Tương tự như bản Desktop, bạn có thể chọn Send replies only during a time period.

5. Tiện ích bổ sung: Phiên bản này cho phép bạn tùy chọn tự động từ chối các lời mời họp mới hoặc hủy các cuộc họp đã lên lịch trong thời gian bạn vắng mặt.

6. Nhập lời nhắn của bạn và nhấn Save.

3. Trên ứng dụng Outlook Mobile (Android và iOS)

Nếu bạn đã rời khỏi văn phòng mà quên thiết lập, bạn vẫn có thể làm điều đó ngay trên điện thoại:

1. Mở ứng dụng Outlook và nhấn vào biểu tượng tài khoản (hoặc Home) ở góc trên bên trái.

2. Nhấn vào biểu tượng Răng cưa (Settings) ở dưới cùng.

3. Chọn tài khoản email bạn muốn thiết lập.

4. Nhấn vào Automatic Replies.

5. Bật tính năng này lên và nhập lời nhắn của bạn.

Một số lưu ý để có lời nhắn "Vắng mặt" chuyên nghiệp

Để lời nhắn của bạn thực sự hữu ích, hãy đảm bảo bao gồm các thông tin sau:

• Thời gian chính xác: Bạn sẽ vắng mặt từ ngày nào và chính xác khi nào bạn sẽ quay lại.

• Lý do (Tùy chọn): Bạn không cần quá chi tiết, chỉ cần nói "đang đi nghỉ" hoặc "đang tham gia tập huấn".

• Người liên hệ thay thế: Cung cấp tên và email của đồng nghiệp có thể hỗ trợ các vấn đề khẩn cấp trong lúc bạn vắng mặt.

• Quản lý kỳ vọng: Nhấn mạnh rằng bạn sẽ phản hồi các email theo thứ tự ưu tiên khi quay trở lại.

Mẹo nhỏ: Nếu bạn sử dụng tài khoản Gmail (IMAP) trong Outlook bản Desktop cũ, bạn có thể không thấy nút "Automatic Replies". Trong trường hợp đó, bạn sẽ cần thiết lập một Quy tắc (Rule) hoặc tốt nhất là thiết lập trả lời tự động trực tiếp từ trang web của nhà cung cấp dịch vụ email đó.