Sử dụng các loại dữ liệu (Data Types) trong Microsoft Excel để tiết kiệm thời gian nhập liệu

Đã qua rồi cái thời bạn phải tra cứu thủ công dân số của một quốc gia hay giá đóng cửa của một cổ phiếu rồi gõ lại vào bảng tính Excel. Với tính năng Linked Data Types (Loại dữ liệu liên kết), Excel giờ đây có khả năng kết nối trực tiếp với các nguồn dữ liệu trực tuyến (như WolframAlpha và Bing) để tự động điền thông tin cho bạn.

Dưới đây là cách sử dụng tính năng thông minh này để giảm bớt gánh nặng nhập liệu và làm cho bảng tính của bạn trở nên "sống" hơn.

1. Cách hoạt động của Data Types

Thay vì chỉ coi một ô là một chuỗi văn bản đơn thuần, Excel có thể nhận diện nó là một thực thể cụ thể — chẳng hạn như một thành phố, một loại thực phẩm, hoặc một cổ phiếu. Khi một ô được chuyển đổi thành một "Data Type", nó sẽ chứa một tập hợp các thông tin liên quan mà bạn có thể trích xuất ra các cột bên cạnh chỉ với vài cú nhấp chuột.

2. Cách chuyển đổi văn bản thành dữ liệu

Giả sử bạn có một danh sách tên các quốc gia hoặc các mã cổ phiếu:

1. Nhập dữ liệu văn bản: Gõ tên các quốc gia (ví dụ: Vietnam, Japan, France) vào các ô riêng biệt.

2. Chọn các ô đó.

3. Vào thẻ Data trên thanh Ribbon.

4. Trong nhóm Data Types, hãy chọn loại dữ liệu tương ứng (ví dụ: Geography cho địa lý hoặc Stocks cho chứng khoán).

   • Lưu ý: Nếu bạn không thấy loại mình cần, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống để xem danh sách đầy đủ (bao gồm: Food, University, Movies, v.v.).

5. Excel sẽ xuất hiện một biểu tượng nhỏ (ví dụ: hình bản đồ cho Địa lý) bên cạnh văn bản, cho biết ô đó đã được liên kết với dữ liệu trực tuyến.

3. Trích xuất thông tin chi tiết

Đây là phần giúp bạn tiết kiệm thời gian nhất:

1. Chọn (các) ô đã được chuyển đổi.

2. Nhấp vào biểu tượng Insert Data (một ô vuông nhỏ có dấu cộng) xuất hiện ở góc trên bên phải của ô đã chọn.

3. Một danh sách các thuộc tính sẽ hiện ra. Ví dụ, với dữ liệu Geography, bạn có thể chọn: Population (Dân số), Area (Diện tích), GDP, hoặc Tax rate (Thuế suất).

4. Ngay lập tức, Excel sẽ tạo ra một cột mới và tự động điền dữ liệu chính xác vào đó cho tất cả các hàng bạn đã chọn.

4. Giữ cho dữ liệu luôn mới

Một trong những lợi thế lớn nhất của Data Types là dữ liệu có thể cập nhật. Nếu bạn đang theo dõi giá cổ phiếu hoặc tỷ giá hối đoái:

• Vào thẻ Data.

• Nhấp vào nút Refresh All. Excel sẽ kết nối với internet và cập nhật những con số mới nhất vào bảng tính của bạn mà không cần bạn phải làm gì thêm.

5. Những loại dữ liệu khả dụng

Hiện tại, Microsoft cung cấp rất nhiều loại dữ liệu khác nhau cho người dùng Microsoft 365:

• Địa lý (Geography): Các quốc gia, thành phố, bang, khu vực.

• Chứng khoán (Stocks): Mã cổ phiếu, quỹ tương hỗ, tiền điện tử.

• Thực phẩm (Food): Thông tin dinh dưỡng, calo.

• Y tế (Medical): Các bộ phận cơ thể, tình trạng bệnh lý.

• Khoa học: Các nguyên tố hóa học, hành tinh, thực vật.

Tại sao bạn nên sử dụng tính năng này?

Ngoài việc tiết kiệm thời gian gõ phím, Data Types giúp giảm thiểu sai sót do con người. Các thông tin được lấy từ các nguồn uy tín và có cấu trúc thống nhất. Hơn nữa, nó biến bảng tính của bạn từ một tài liệu tĩnh thành một công cụ phân tích mạnh mẽ và luôn cập nhật.