Chia sẻ lịch trong Outlook để cắt giảm các email sắp xếp lịch trình

Việc gửi đi gửi lại hàng loạt email chỉ để hỏi những câu như "Bạn có rảnh vào lúc 2 giờ chiều thứ Ba không?" hay "Thứ Tư tuần sau lúc nào thì tiện cho bạn?" là một trong những việc gây lãng phí thời gian nhất nơi công sở. Thay vì biến mình thành một điều phối viên lịch trình thủ công, bạn có thể cho phép đồng nghiệp tự xem thời gian trống của mình bằng cách chia sẻ lịch Outlook.

Dưới đây là cách thiết lập tính năng chia sẻ lịch trên các phiên bản Outlook khác nhau để quy trình làm việc của bạn chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

1. Chia sẻ lịch trên Outlook bản Desktop (Windows và Mac)

Nếu bạn sử dụng ứng dụng Outlook cài đặt trên máy tính, quy trình này rất nhanh chóng:

1. Mở ứng dụng Outlook và chuyển sang chế độ xem Calendar (Lịch) bằng biểu tượng ở góc dưới bên trái hoặc thanh bên cạnh.

2. Trên thẻ Home ở thanh Ribbon phía trên cùng, hãy tìm và nhấp vào nút Share Calendar (Chia sẻ Lịch).

3. Nếu bạn có nhiều lịch, hãy chọn lịch cụ thể mà bạn muốn chia sẻ.

4. Trong cửa sổ Calendar Properties, nhấp vào nút Add để chọn người từ danh bạ của bạn hoặc nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ.

5. Thiết lập quyền truy cập (Permissions): Đây là phần quan trọng nhất. Bạn có các lựa chọn:

   • Can view when I'm busy: Họ chỉ thấy các khối thời gian được đánh dấu là "Busy" (Bận), không thấy chi tiết cuộc hẹn.

   • Can view titles and locations: Họ thấy tiêu đề cuộc họp và địa điểm nhưng không thấy nội dung chi tiết bên trong.

   • Can view all details: Họ thấy mọi thứ như bạn thấy.

   • Can edit: Họ có quyền thay đổi lịch trình của bạn (thường dùng cho trợ lý).

6. Nhấn Apply và OK để gửi lời mời chia sẻ.

2. Chia sẻ lịch trên Outlook Web (Outlook.com hoặc Microsoft 365)

Phiên bản web của Outlook cung cấp giao diện chia sẻ trực quan và dễ sử dụng:

1. Truy cập vào tài khoản Outlook trên trình duyệt web.

2. Nhấp vào biểu tượng lịch ở thanh điều hướng bên trái.

3. Nhấp vào nút Share ở góc trên bên phải màn hình.

4. Nhập tên hoặc địa chỉ email của người nhận.

5. Chọn mức độ chi tiết bạn muốn họ thấy trong menu thả xuống bên cạnh tên họ (tương tự như các quyền truy cập ở bản Desktop).

6. Nhấn Share. Người nhận sẽ nhận được một email mời họ thêm lịch của bạn vào chế độ xem của họ.

3. Cách quản lý hoặc thu hồi quyền chia sẻ

Bạn luôn có quyền kiểm soát những ai có thể xem lịch của mình. Nếu bạn muốn thay đổi quyền hoặc ngừng chia sẻ:

• Quay lại menu Share Calendar (hoặc chuột phải vào lịch của bạn và chọn Permissions).

• Tại đây, bạn có thể thay đổi mức độ chi tiết cho từng người hoặc nhấp vào biểu tượng thùng rác (hoặc nút Remove) để hủy bỏ hoàn toàn quyền truy cập của họ.

Tại sao bạn nên làm việc này?

Việc chia sẻ lịch không có nghĩa là bạn từ bỏ quyền riêng tư. Bằng cách chọn tùy chọn "Can view when I'm busy", đồng nghiệp của bạn vẫn biết khi nào bạn đang họp để tránh đặt lịch trùng, nhưng họ sẽ không biết bạn đang họp về nội dung gì hay họp với ai.

Sự minh bạch này giúp loại bỏ sự phỏng đoán, giảm thiểu số lượng email rác và giúp việc lên lịch các cuộc họp nhóm trở nên nhanh chóng hơn bao giờ hết nhờ tính năng Scheduling Assistant (Trợ lý lập lịch) của Outlook.