Tìm kiếm Windows không tìm thấy nội dung văn bản trong file PDF? Đây là cách khắc phục

Tính năng Windows Search là một công cụ mạnh mẽ để tìm kiếm tệp tin, nhưng đôi khi nó lại "bỏ sót" nội dung bên trong các tệp PDF của bạn. Nếu bạn tìm kiếm một từ khóa mà bạn biết chắc chắn có trong một tài liệu PDF nhưng Windows lại không trả về kết quả, thì vấn đề thường nằm ở cách hệ thống đánh chỉ mục (indexing) các tệp tin này.

Dưới đây là các bước để đảm bảo Windows Search có thể "đọc" được nội dung bên trong các tệp PDF của bạn.

1. Kiểm tra thiết lập Indexing Options

Theo mặc định, Windows đôi khi chỉ đánh chỉ mục tên tệp chứ không phải nội dung bên trong.

• Nhấn phím Windows, gõ "Indexing Options" và nhấn Enter.  

• Trong cửa sổ hiện ra, nhấp vào nút Advanced (Nâng cao).  

• Chuyển sang tab File Types (Loại tệp).  

• Cuộn xuống danh sách cho đến khi bạn tìm thấy phần mở rộng .pdf.

• Nhìn xuống phần "How should this file be indexed?" (Tệp này nên được đánh chỉ mục như thế nào?) và đảm bảo rằng tùy chọn "Index Properties and File Contents" (Đánh chỉ mục thuộc tính và nội dung tệp) đã được chọn.

• Nhấn OK.

2. Kiểm tra bộ lọc PDF iFilter

Để Windows có thể đọc được văn bản trong PDF, nó cần một công cụ gọi là iFilter.

• Cũng trong tab File Types ở trên, hãy nhìn vào cột Filter Description bên cạnh đuôi .pdf.

• Nếu nó ghi là "Reader Search Handler" hoặc tên của một trình đọc PDF phổ biến (như Adobe hay Foxit), thì nghĩa là bộ lọc đã được cài đặt.

• Nếu nó ghi là "Registered IFilter is not found", bạn cần cài đặt một trình đọc PDF (như Adobe Acrobat Reader) hoặc gói "Adobe PDF iFilter" riêng lẻ để Windows có khả năng trích xuất văn bản.

3. Xây dựng lại chỉ mục (Rebuild Index)

Sau khi bạn đã thay đổi thiết lập để Windows quét nội dung tệp, bạn cần yêu cầu hệ thống quét lại toàn bộ dữ liệu hiện có để cập nhật thông tin mới.

• Trong cửa sổ Advanced Options (ở bước 1), quay lại tab Index Settings.  

• Tìm mục "Troubleshooting" và nhấp vào nút Rebuild.

• Một thông báo sẽ hiện ra cảnh báo rằng quá trình này có thể mất nhiều thời gian. Nhấn OK.

• Lưu ý: Tùy thuộc vào số lượng tệp tin trên máy tính, quá trình này có thể mất từ vài phút đến vài giờ. Bạn nên thực hiện việc này khi không cần dùng máy tính cho các tác vụ nặng.

4. Đảm bảo PDF của bạn là văn bản thật, không phải dạng ảnh

Một lý do phổ biến khác khiến Windows không tìm thấy nội dung là do tệp PDF đó thực chất là một bản quét (scan) dưới dạng hình ảnh.

• Nếu bạn không thể bôi đen hoặc sao chép văn bản trong tệp PDF đó, Windows Search cũng sẽ không thể đọc được nội dung bên trong.

• Để giải quyết vấn đề này, bạn cần sử dụng một phần mềm có tính năng OCR (Nhận dạng ký tự quang học) để chuyển đổi hình ảnh đó thành văn bản thực trước khi Windows có thể đánh chỉ mục.

Mẹo nhỏ: Nếu bạn thường xuyên làm việc với lượng lớn tài liệu PDF và Windows Search vẫn không làm bạn hài lòng, các phần mềm chuyên dụng của bên thứ ba như Everything hoặc FileLocator Pro có thể cung cấp tốc độ và độ chính xác cao hơn.